Qué hacer con los equipos cuando tu empresa renueva el parque tecnológico
Renovar el hardware de una empresa genera docenas de equipos que ya no tienen lugar en el inventario. Tirarlos a la basura es la peor opción. Te explicamos cuatro alternativas concretas y por qué donarlos a ONGs y escuelas es la más simple, la más rápida y la que genera más valor.
El ciclo de vida del hardware corporativo
Todo parque tecnológico tiene una fecha de vencimiento operativa. No porque los equipos dejen de funcionar, sino porque las necesidades de la organización crecen más rápido que la capacidad del hardware.
Un procesador de octava generación que corría perfectamente Windows 10 con el ERP de la empresa puede quedarse corto cuando el área de diseño adopta herramientas de video o cuando IT migra todo a una plataforma colaborativa más exigente.
Cada cuánto conviene renovar el parque tecnológico
La regla general para empresas argentinas varía según el rubro:
| Tipo de empresa | Ciclo de renovación habitual | |---|---| | Estudio contable / administración | 6–8 años | | Consultora / agencia de servicios | 4–6 años | | Empresa de tecnología / software | 3–5 años | | Sector financiero / bancario | 3–4 años | | PyME de servicios generales | 7–10 años |
Señales de que un equipo llegó al final de su vida útil en la empresa
- Tarda más de 3 minutos en arrancar con el sistema operativo corporativo
- No puede ejecutar la versión actual del software clave (ERP, CRM, suite de diseño)
- El soporte del fabricante para el sistema operativo que usa finalizó
- Los costos de mantenimiento acumulados superan el 30% del valor de reposición
- Genera incidentes de soporte repetidos que consumen tiempo del área de IT
Reconocer ese momento es el primer paso. El segundo es decidir qué hacer con los equipos.
Cuatro opciones para dar de baja los equipos
Opción 1 — Donar a ONGs y escuelas (la más simple)
Donar los equipos a través de VueltaTech, la plataforma de donación de hardware en Argentina, es la opción con la menor carga operativa y el mayor retorno en términos de imagen institucional.
Cómo funciona el proceso:
- Publicás los equipos en la plataforma con descripción y fotos.
- Las instituciones interesadas hacen su solicitud.
- Elegís a quién destinarlos y coordinás la entrega.
- La institución emite un comprobante de recepción que podés usar en la documentación contable.
El único requisito previo es realizar un borrado seguro de datos antes de entregar los equipos (ver el artículo cómo borrar datos antes de donar o vender una PC).
Ventaja clave: los equipos que en el mercado de segunda mano valen poco (torres de más de 6 años, monitores LCD, teclados sin uso), para una escuela rural o un merendero pueden ser transformadores.
Opción 2 — Vender individualmente o en lote
Si los equipos tienen menos de 5 años y buen estado, podés recuperar parte de la inversión vendiéndolos.
Opciones:
- Publicación individual en VueltaTech con precio accesible para instituciones.
- Venta en lote a revendedores o integradores que reacondicionan equipos.
- Remate interno para empleados de la empresa.
La venta en lote es más rápida pero el precio por unidad es menor. La venta individual requiere más tiempo de gestión pero maximiza el recupero.
Opción 3 — Entregar a recicladores certificados
Para equipos que ya no sirven ni para donar ni para vender (pantallas rotas, placas madre quemadas, gabinetes sin placa), la única opción responsable es la gestión como residuo electrónico.
Esto implica entregarlo a un operador autorizado por las autoridades de cada provincia. La empresa genera un certificado de disposición final que la protege ante eventuales inspecciones ambientales.
Importante: tirar equipos electrónicos en contenedores de basura domiciliaria o en rellenos sanitarios puede generar sanciones bajo la normativa de residuos especiales vigente en Argentina.
Opción 4 — Reasignar internamente
Antes de dar de baja un equipo, evaluá si puede tener una función secundaria dentro de la organización: servidor de archivos de baja carga, terminal de consultas en recepción, estación para capacitaciones, equipo de backup para emergencias.
Un equipo que no sirve para diseño puede seguir siendo útil como terminal de atención al cliente.
Antes de donar o vender: borrado seguro de datos
Este paso es innegociable. Un equipo que sale de la empresa sin borrado seguro puede exponer:
- Información de clientes (datos sensibles bajo la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales)
- Credenciales de acceso a sistemas internos
- Documentación contable y estratégica
- Correos electrónicos y comunicaciones internas
El borrado simple (formatear con Windows) no es suficiente. Los datos pueden recuperarse con herramientas de uso libre. Para un borrado efectivo usá herramientas específicas según el tipo de dispositivo. Tenemos una guía completa en cómo borrar datos de un disco antes de donar o vender una PC.
Beneficios de documentar la donación
Una donación bien documentada genera valor en varios frentes:
Contable: la baja patrimonial de los bienes de uso (equipos) debe reflejarse en el balance. La donación con comprobante emitido por la institución receptora es el respaldo correcto para el área contable.
Impositivo: las donaciones a instituciones reconocidas por AFIP pueden ser deducibles de Impuesto a las Ganancias hasta ciertos límites (consultá con tu contador el régimen vigente para personas jurídicas).
Comunicacional: una empresa que dona equipos a 10 escuelas tiene material concreto para su reporte de RSE, su comunicación en LinkedIn y su relación con stakeholders.
Cómo gestionarlo desde VueltaTech
El proceso completo desde la decisión hasta la entrega puede tomar menos de una semana:
- Inventariá los equipos a donar/vender: modelo, procesador, RAM, almacenamiento, estado.
- Realizá el borrado seguro de todos los dispositivos con almacenamiento.
- Publicá en VueltaTech: podés crear una publicación por equipo o un lote con descripción general.
- Evaluá las solicitudes: revisá el perfil de cada institución y elegí la que más se ajuste.
- Coordiná la entrega y solicitá el comprobante de recepción.
Si tenés más de 20 equipos para donar, podés incluir una descripción del lote y dejar que las instituciones postulen por la cantidad que necesiten. Es la forma más eficiente de gestionar volúmenes corporativos.
Publicá los equipos en VueltaTech y que lleguen a quien más los necesita.